Приемка товара - это операция, которую владелец магазина делает каждый день. И каждый день она отнимает время, которое можно было потратить на продажи, закупки или просто на отдых.

Если у тебя магазин у дома или небольшой продуктовый, тебе знакома эта картина. Машина приехала, нужно разгрузить, пересчитать, сверить с накладной, забить в систему. И хорошо, если всё сходится. А если нет — начинается поиск: где пересорт, где брак, где просто забыли внести позицию.

В этой статье разберем, как ускорить приёмку. Сначала простыми способами, без всяких систем. Потом посмотрим, где эти способы перестают работать и что с этим делать.

Почему приемка съедает столько времени

Приемка тормозит по трем причинам. Первая — нет подготовки. Машина приехала, а на складе нет места, приемщик не знает, что везут, накладная потерялась. Вторая — непонятно, кто за что отвечает. Все делают все, но никто не следит за результатом. Третья — все вбивается руками. Каждую позицию нужно найти в системе, вписать количество, сверить с бумагой.

Больше всего времени съедает именно ручной ввод. Если в накладной 30 позиций, а ты вбиваешь их по одной, это часы работы. И каждая ошибка при вводе — это пересорт, который потом всплывет при ревизии.

Что можно ускорить без всяких систем

Прежде чем думать про программы, наведи порядок в самом процессе. Три вещи дают заметный эффект почти без затрат.

Подготовка до приезда машины. Узнай заранее, что везут и сколько. Подготовь место на складе. Распечатай накладную или открой ее в системе. Приемщик должен встретить машину уже с пониманием, что делать.

Разделение ролей. Один человек разгружает. Второй сверяет по документу. Третий вносит в систему. Если магазин маленький, роли можно совмещать, но важно, чтобы каждый этап был за кем-то закреплен. Когда все делают все, приемка растягивается.

Проверка по документу сразу. Не откладывай сверку на потом. Если нашел расхождение, фиксируй сразу, в момент приемки. Потом доказать что-то поставщику будет сложнее. В некоторых системах это делается через телефон: сканируешь штрих-код, система показывает, что должно быть в накладной.

Эти три шага не требуют денег. Но они снимают часть рутины и сокращают время приемки.

Выбираешь поставщика для магазина?

Разобрали, на что смотреть при заключении договора и как не нарваться на перекупщика.

Читать статью о выборе поставщика

Где простые способы перестают работать

Порядок в процессе помогает, но у него есть предел. Если товаров становится больше, а поставок прибавляется, ручной ввод перестает справляться.

Пример из практики торговой сети «Командор»: каждой точке нужно принимать от 30 до 50 поставок в день. При ручном вводе приемщики не успевали обрабатывать такой объем. В конце дня поставщики либо оставляли неучтенный товар «под честное слово», либо уезжали вместе с ним. Это приводило к недопоставкам и падению товарооборота.

После автоматизации приемка ускорилась на 34%, а сеть сэкономила больше 6 500 часов работы сотрудников за месяц.

Другой пример — компания Gulliver Group. Партия из 600 коробок обрабатывалась до трех рабочих дней, в ней участвовало до 15 сотрудников. После внедрения RFID-приемки та же партия принимается за одну смену силами 3–4 человек. Трудозатраты упали на 73%, количество ошибок при приемке — на 90%.

Это про крупный бизнес. Но вывод один: ручной ввод — это узкое место. Дальше без системы не ускориться.

Теряешь деньги на недостачах и пересорте?

Рассказали, как провести ревизию без остановки магазина и найти, куда уходят деньги.

Читать статью о ревизии

Как это решается в программе учета

В Birsan приемка делается в одном окне. Ты открываешь документ, сканируешь штрих-коды, система сама подставляет товары и сверяет количество. Если сканера нет, можно искать по названию. Остатки обновляются сразу после подтверждения.

А еще приемку можно ускорить с помощью распознавания накладных по фото. Ты фотографируешь бумажную накладную, система распознает позиции, сопоставляет их с твоим списком товаров и создает черновик приемки. Тебе остается проверить и подтвердить. Сейчас эта функция в разработке, мы набираем пилотную группу. Подробнее об этом читай в конце статьи.

Чтобы распознавание работало хорошо, важно одно условие. Товар в системе и в накладной должен называться одинаково. Тогда система сразу находит нужную позицию и подставляет ее в черновик.

Если название отличается, система предложит наиболее подходящий товар из твоего ассортимента. Ты смотришь и выбираешь, тот это товар или нет. А если товара в системе вообще нет, его можно создать прямо там же, в момент приемки. Не нужно прерываться, закрывать накладную и заводить позицию отдельно.

Что это дает магазинам у дома. Если в накладной 50 позиций, а ты вбивал их вручную час, теперь это занимает минуты. Сотрудник не сидит за компьютером, а проходит по товару, проверяет и подтверждает. Система уже сделала всю рутину.

Для магазинов с размерами — одежда, обувь — приемка ускоряется еще сильнее. Товары создаются через вариации, и при распознавании накладной система подставляет нужный размер и цвет сразу. Если пока не пользуешься вариациями, об этом стоит почитать отдельно.

Магазин одежды или обуви?

Показали, как за пару кликов завести товар со всеми размерами и цветами в Birsan.

Читать статью

Частые вопросы

Нужно ли покупать сканер штрих-кодов для приемки по фото? Нет. Фото накладной работает без сканера. Сканер нужен для поштучной сверки, если она требуется.

Что если накладная на казахском или с нестандартными названиями? Система распознает текст и сопоставляет позиции со списком товаров. Если товар новый, он создается автоматически.

Можно ли принимать товар частями? Да. Если поставка идет в несколько заходов, каждый можно принять отдельно, остатки суммируются.

Что делать, если система ошиблась при распознавании? Проверить и исправить вручную. Черновик приемки можно редактировать.

Подходит ли это для магазинов одежды? Да. Особенно если товары созданы с размерами и цветами. Система подставляет нужный вариант при распознавании.

Попробуй бесплатно новую функцию

Попробуй распознавание накладных бесплатно

Мы запускаем ИИ-распознавание накладных по фото и набираем пилотную группу из 100 магазинов. Участвовать могут и клиенты Birsan, и те, кто ещё не пользуется системой.

Оставить заявку

Заявка на пилотную группу ИИ-распознавание накладных

Другие статьи

Читать все статьи