Ревизия — это один из фундаментальных процессов, на котором держится весь бизнес продуктового магазина. Разбираем с Дмитрием Кузиным, генеральным директором сети магазинов MyMart, практические советы, основанные на горьком опыте многих предпринимателей.
«Деньги, как известно, любят счёт».
Ревизия - это не просто пересчет товара. Это единственный способ получить корректные данные об остатках, которые являются фундаментом для всех дальнейших управленческих решений. Без точных данных невозможно эффективно управлять магазином.
Две ключевые цели проведения ревизии
Корректные остатки для корректных заказов.
Чтобы делать правильные заказы поставщикам, нужно точно знать, сколько товара осталось на полках и на складе.
Это напрямую связано с золотым правилом ритейла: «Товар — Ценник — Запас». Чтобы это правило работало и приносило продажи (а при его соблюдении шансы на продажу стремятся к 100%), у вас всегда должен быть в наличии товарный запас. А для этого нужны точные заказы, основанные на точных остатках.
Понимание реального положения дел.
Ревизия позволяет понять финансовую деятельность компании. Нужно знать, сколько денег ушло на товар в остатках, сколько украли, сколько списали и так далее.
Только выявив недостачу, можно провести мероприятия по их устранению и, что важнее, не допускать их повторения в будущем.
Чем точнее ваши данные в системе, тем точнее Vision сможет давать подсказки: на какие товары можно увеличить наценку, какие товары кончаются и какие товары не продаются долго. Читать подробнее про Vision.
Способы проведения ревизии
- Своими силами с помощью сотрудников или семьи (как у нас в Казахстане принято).
- Нанять специализированные компании, которые приезжают и проводят пересчет. Их услуги, стоят примерно 1,5–3% от оборота.
Как надо делать ревизию: пошаговый процесс
К ревизии нужно готовиться, и сам процесс должен быть четко организован. И тогда вы сможете максимально сократить время ревизии.
1. Документальная подготовка (Важнейший шаг!):
Перед началом пересчета необходимо закрыть и провести в системе все приходные документы. Все, что приехало в магазин, должно быть оприходовано.
2. Подготовка торгового зала:
Списать или изолировать проблемный товар: Весь брак, сломанное, просрочку нужно либо списать до ревизии, либо собрать в отдельные коробки, сделать опись и оставить в сторону, чтобы не считать это вместе с основным товаром.
Правильно разложить товар на полках: Товары должны быть расставлены по наименованиям. Не должно быть ситуации, когда за одним товаром стоит другой. Это нужно для скорости и точности подсчета.
3. Организация процесса пересчета:
Разделение на зоны: Магазин делится на четкие зоны (стеллажи, отделы), особенно если площадь больше 50-60 кв.м. Это нужно, чтобы несколько человек не считали одно и то же дважды или, наоборот, не пропустили какой-то участок.
Правила пересчета: Считать нужно по единой системе, например, всегда слева направо, сверху вниз, чтобы ничего не пропустить.
Отметки: Посчитанные зоны нужно помечать (например, стикерами), чтобы было видно, что здесь работа закончена.
4. Технология пересчета:
Обязательно использовать технологию: Пересчет проводится с помощью мобильного приложения Birsan или отдельно купив терминал сбора данных (ТСД) со сканером штрих-кодов. Ручной пересчет на бумажке - это прямой путь к ошибкам и так дольше длится процесс.
5. Анализ и завершение:
Сверка данных: В Birsan сразу появляются результаты ревизии. Либо если вы проводили через ТСД, данные с терминалов выгружаются в учетную систему.
Повторный пересчет: Все позиции, где выявлены значительные отклонения, необходимо пересчитать вручную еще раз, чтобы исключить ошибку в подсчетах.
Проведение итогов: Только после всех проверок ревизия финализируется и проводятся списания или оприходования.
Перед началом пересчета необходимо закрыть и провести в системе все приходные документы. Все, что приехало в магазин, должно быть оприходовано.
2. Подготовка торгового зала:
Списать или изолировать проблемный товар: Весь брак, сломанное, просрочку нужно либо списать до ревизии, либо собрать в отдельные коробки, сделать опись и оставить в сторону, чтобы не считать это вместе с основным товаром.
Правильно разложить товар на полках: Товары должны быть расставлены по наименованиям. Не должно быть ситуации, когда за одним товаром стоит другой. Это нужно для скорости и точности подсчета.
3. Организация процесса пересчета:
Разделение на зоны: Магазин делится на четкие зоны (стеллажи, отделы), особенно если площадь больше 50-60 кв.м. Это нужно, чтобы несколько человек не считали одно и то же дважды или, наоборот, не пропустили какой-то участок.
Правила пересчета: Считать нужно по единой системе, например, всегда слева направо, сверху вниз, чтобы ничего не пропустить.
Отметки: Посчитанные зоны нужно помечать (например, стикерами), чтобы было видно, что здесь работа закончена.
4. Технология пересчета:
Обязательно использовать технологию: Пересчет проводится с помощью мобильного приложения Birsan или отдельно купив терминал сбора данных (ТСД) со сканером штрих-кодов. Ручной пересчет на бумажке - это прямой путь к ошибкам и так дольше длится процесс.
5. Анализ и завершение:
Сверка данных: В Birsan сразу появляются результаты ревизии. Либо если вы проводили через ТСД, данные с терминалов выгружаются в учетную систему.
Повторный пересчет: Все позиции, где выявлены значительные отклонения, необходимо пересчитать вручную еще раз, чтобы исключить ошибку в подсчетах.
Проведение итогов: Только после всех проверок ревизия финализируется и проводятся списания или оприходования.
Главные ошибки, которых нужно избегать
Главная ошибка - не проводить приходные накладные до начала ревизии. Просто представьте ситуацию: вы проводите ревизию, у вас получается хороший результат, вы радуетесь. А на следующий день бухгалтер добавляет в систему вчерашние накладные. В итоге реальная недостача скрывается и вылезает только на следующей ревизии, но уже в двойном или тройном размере, когда что-то исправить уже поздно.
Как часто проводить ревизию?
- В самом-самом худшем случае — раз в квартал.
- Рекомендуется — раз в месяц.
В некоторых торговых сетях ревизию делают при каждой передаче смены продавцов.
